Kedudukan Hukum & Pembagian Peran (UU PDP)
Dalam ekosistem Rekan-HRIS, Perusahaan Pelanggan (Tenant) bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi (*Data Controller*), sedangkan PT Rekan Maju Bersama bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi (*Data Processor*) yang memproses data semata-mata berdasarkan instruksi tertulis dan perjanjian pemrosesan data (DPA).
1. Klasifikasi Data Pribadi yang Diproses
Sesuai Pasal 4 UU PDP, Rekan-HRIS mengklasifikasikan data yang dikelola ke dalam dua kategori:
• Identitas: Nama lengkap, NIK, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan.
• Kontak: Alamat KTP/domisili, email kerja, email pribadi, nomor telepon/WhatsApp.
• Pekerjaan: NIP, jabatan, departemen, level pangkat, riwayat pendidikan, riwayat karier.
• Biometrik: Vektor embedding wajah 128/512-dimensi untuk absensi (bukan foto mentah masal) & WebAuthn device key.
• Keuangan: Nomor rekening bank, NPWP, rincian upah, slip gaji, pajak PPh 21 TER, iuran BPJS.
• Kesehatan: Surat sakit dokter, diagnosis klaim reimbursement medis, cuti melahirkan/haid.
2. Dasar Hukum Pemrosesan (Lawful Basis)
Pemrosesan data di platform Rekan-HRIS didasarkan pada landasan hukum yang sah menurut Pasal 20 UU PDP:
- Persetujuan Sah (*Consent*): Diberikan saat pendaftaran akun, formulir karir, dan pendaftaran absensi wajah.
- Kewajiban Perjanjian Kerja (*Contractual Necessity*): Diperlukan untuk perhitungan upah, pengaturan shift kerja, dan evaluasi KPI.
- Kewajiban Hukum (*Legal Obligation*): Pelaporan PPh 21 ke Coretax DJP, iuran BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan, serta kewajiban simpan dokumen perpajakan 10 tahun (Pasal 28 UU KUP).
- Kepentingan yang Sah (*Legitimate Interests*): Audit keamanan, pencegahan kecurangan absensi, dan keberlangsungan operasional tim.
3. Penjelasan Transparan: Rekan Space & Chat Internal (Non-E2E)
Rekan-HRIS adalah platform kolaborasi korporasi. Seluruh pesan dalam Rekan Chat (1:1, Grup, Kanal) dienkripsi secara ketat saat transit (TLS 1.3) dan saat diam di basis data (AES-256), namun dapat diaudit oleh Pejabat HR dan Kepatuhan Internal Perusahaan Anda untuk keperluan tata tertib kerja, moderasi kata terlarang, pencegahan pelecehan, dan investigasi pelanggaran hukum.
*Karyawan dihimbau untuk tidak bertukar informasi pribadi non-pekerjaan atau rahasia perbankan pribadi melalui chat internal kerja.
4. Hak-Hak Subjek Data Pribadi (UU PDP Pasal 5–13)
Sebagai karyawan atau pelamar, Anda memiliki hak-hak yang diakui undang-undang dan didukung langsung melalui fitur sistem:
Unduh salinan data diri Anda dalam format JSON atau Excel kapan saja dari menu Profil Saya.
Ajukan pembaruan data profil, alamat, atau rekening lewat alur *Profile Change Request* resmi.
Ajukan permohonan pemusnahan data biometrik atau berkas opsional melalui alur *Data Erasure Request*.
Anda berhak membatalkan pendaftaran verifikasi wajah dan beralih ke metode absensi PIN.
5. Jadwal Retensi & Pemusnahan Data Otomatis
Pemusnahan dan anonimisasi data dieksekusi secara otomatis setiap hari pukul 02:00 WIB via *compliance background worker*:
| Kategori Data | Masa Retensi | Tindakan Akhir |
|---|---|---|
| Data Karyawan Alumni | 3 Tahun (opsi tenant 2–5 thn) | Anonimisasi Otomatis (`Alumni #EMP-XXX`) |
| Data Gaji & Pajak PPh 21 | 10 Tahun (UU KUP Pasal 28) | Arsip Dingin Terenkripsi |
| Template Biometrik Wajah | Maks. 30 hari pasca offboarding | Hapus Permanen |
| Pelamar Ditolak | 1 Tahun | Pemusnahan CV & Berkas Lamaran |
| Audit Log Keamanan | 5 Tahun | Penyimpanan Terkunci (Append-Only) |
6. Kontak Pejabat Perlindungan Data (DPO)
Untuk pertanyaan kepatuhan, permintaan hak subjek data, atau pelaporan insiden, silakan hubungi Kantor DPO resmi kami: